[ Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung auf Basis von Infor LN ]

Die digitalisierte Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis Infor LN deckt alle entscheidenden Vorgänge der Rechnungsprüfung automatisiert und vollumfänglich ab.

Im zentralen Posteingang werden Dokumente analysiert und zusammengefasst. Die wesentlichen Belegdaten werden extrahiert und mit den Daten des ERP-Systems abgeglichen bzw. ergänzt. In einer Validierungsfunktion werden Differenzen geprüft und vom Mitarbeiter korrigiert, ehe die Übergabe an das DMS-System erfolgt. Die extrahierten Belegdaten werden als Indexfelder an das Dokument zur Suche angehängt. Sind Daten unvollständig, werden Workflowprozesse gestartet um Mitarbeiter für erforderliche Maßnahmen einzubinden.

Die Eingangsrechnungen werden automatisiert in der Infor LN Finanzbuchhaltung als erfasste Belege erzeugt und dort über die Infor LN Standardfunktionen weiter verarbeitet. Über das Kontextmenü ist der Scanbeleg jederzeit passend zum selektierten Datensatz im Zugriff.

Sind Genehmigungen erforderlich, werden Aufgaben zur Prüfung oder Vorkontierung an die in einer Matrix eingetragenen Kostenstellen-Verantwortlichen versendet. Öffnet der Genehmiger die Aufgabe, erhält er alle Informationen, die zur Genehmigung notwendig sind. Der Genehmiger erfasst den Genehmigungs- oder Ablehnungsgrund und überführt die Rechnung in den nächsten Prozessschritt, in dem der nächste Bearbeiter das Ergebnis sehen kann.

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Ihr Nutzen

  • Zentrale Abwicklung und Genehmigung aller Eingangsrechnungen
  • Verbesserung der Transparenz und Einhalten von Genehmigungsregeln
  • Unterstützung in der Bearbeitung durch Texterkennung beim Scannen und Übergabe der Daten an Finanzbuchhaltung und DMS
  • Automatisierte Erfassung der Eingangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung
  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands und der Durchlaufzeit
Dokument erfassen

1. Erfassen

Erfassen Sie Dokumente aller Art und aus unterschiedlichen Quellen

Dokument klassifizieren

2. Klassifizieren

Identifizieren und sortieren Sie Dokumente mit überwachtem maschinellen Lernen

Extrahieren

3. Extrahieren

Extrahieren Sie die Metadaten aus den Dokumenten

4. Validieren

Erhalten Sie Warnmeldungen bei Fehlern oder Ausnahmen

Cloud

5. Übergabe

Automatische Bereitstellung der Daten in den Anwendungen Ihrer Wahl – entweder On-Premises oder in der Cloud.

Der digitalisierte und effiziente AZTEKA Rechnungseingang auf Basis Infor LN erhöht die Transparenz Ihrer Datenverarbeitung und verringert die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen.

Eskalationsmöglichkeiten und Vertretungsfunktionen sorgen für eine schnelle Bearbeitungszeit. Die Übergabe an die Finanzbuchhaltung und das DMS reduziert den Verwaltungs- und Bearbeitungsaufwand auf ein Minimum.

Die digitalisierte Anwendung

Digitalisierter_Rechnungseingang_Screen

Leistungsumfang

  • Einlesen von Eingangsrechnungen aus Scanordnern oder elektronischem Postfach
  • Klassifizieren von Dokumenten nach Rechnung, Storno, Gutschrift und Zusammenfassen zusammengehörender Belege
  • Extrahieren der Belegdaten und Anreichern mit ERP-Daten
  • Validieren der Daten nach Richtigkeit und Vollständigkeit
  • Übergabe der Belege an das integrierte Dokumentenmanagementsystem mit den extrahierten Indexdaten
  • Abwicklung von Prozessen auf Basis der Validierung (Anlage eines Lieferanten oder Prüfen der Steuernummer…)
  • Übergabe der Belege an die Infor LN Finanzbuchhaltung unter den extrahierten und aus dem ERP angereicherten Daten
  • Anzeige der Rechnungsdokumente über die Kontextfunktion mit Infor LN
  • Durchführen von Genehmigungsworkflows zur Prüfung und Freigabe von Rechnungen
  • Aufgaben können ad Hoc weitergeleitet werden
  • Zuordnung der Benutzer im Genehmigungsverfahren – abhängig von Rollen und Kostenstellen
  • Rechnungshistorie für alle Rechnungen mit Belegen ersichtlich
  • Integration zu Infor LN Finance für LN 10.4 und 10.5 vorhanden
Infor Gold Channel Partner

Unser Webinar zum Thema „Sinkende Prozesskosten
durch den Einsatz des digitalisierten Rechnungseingangs“

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